Le RGPD – Informations collectées par Inforsud Diffusion

RGPD Le 25 mai 2018, la Réglementation Européenne sur la Protection des Données Personnelles (RGPD) est entrée en vigueur pour l’ensemble des entreprises et collectivités. Elle vise à renforcer la maîtrise pour chaque personne de ses données personnelles et apporter un cadre juridique homogène à l’échelle européenne. Elle impose de nouvelles obligations aux entreprises notamment une meilleure information sur les données collectées et leurs usages.

Données collectées

Dans le cadre de la réalisation de nos services, nous sommes amenés à collecter et stocker des données personnelles auprès de nos clients et fournisseurs, à savoir :

  • Des données nécessaires à la gestion contractuelle : contacts de la relation commerciale, contacts de facturation, référents techniques ou opérationnels, intervenants etc.
  • Des données nécessaires à l’accès aux plateformes de services : comptes d’accès extranet, comptes d’enregistrement de vos licences (si vous nous avez donné cette délégation), comptes d’administration de vos plateformes…

Ces données sont limitées à des informations de contact, d’identification et d’accréditation : nom, prénom, entreprise, téléphone professionnel, mail professionnel, fonction dans l’entreprise, niveaux d’autorisations pour l’utilisation des services.

Accès aux données

Elles sont uniquement accessibles aux collaborateurs d’Inforsud Diffusion et ne sont en aucun cas revendues à des tiers.

Les données liées aux comptes d’accès Extranet sont stockées auprès de la société FRESHDESK, notre fournisseur de services Helpdesk.

Délais de conservation

Les données sont conservées dans notre système d’information pendant toute la durée d’exécution du contrat, ou dans certains cas, jusqu’à votre demande de suppression.

Les données contractuelles (liées à l’engagement d’une commande, la facturation etc.) sont conservées pendant toute la durée réglementaire.

Conditions Générales de Vente

Nos Conditions Générales de Vente ont été mises à jour  pour refléter la mise en conformité avec cette nouvelle réglementation, vous pouvez les consulter à tout moment sur notre site Web ou
ici

Informations sur notre démarche de mise en conformité

Depuis le mois d’octobre 2017, nous avons entamé notre démarche de mise en conformité au sein du Groupe Inforsud. Cette démarche est pilotée par 3 intervenants : le Juridique, la Sécurité des Systèmes d’Information et la Direction Générale.

1 Le 04 avril 2018, nous avons finalisé la nomination du DPO (Data Protection Officer, soit Délégué à la protection des données) pour la holding et les filiales du Groupe Inforsud auprès de la CNIL. Sa mission est également de répondre aux interrogations de nos clients et fournisseurs. Il est votre interlocuteur privilégié pour toute demande liée aux données collectées (accès / modification / suppression) et peut être contacté par mail à l’adresse : dpo@inforsud.com
2 Notre cartographie des traitements de données personnelles est terminée depuis fin décembre 2017. Cette cartographie est revue régulièrement lors des changements de notre système d’information !
3 Les analyses de risques sont en cours de réalisation par le RSSI du Groupe Inforsud. Les plans d’actions sont en cours de construction dans le cadre des échanges mensuels pour le contrôle et la conformité.
4 Dans le cadre de nos activités d’infogérance, nous avons géré les risques liés au stockage de vos données sur les terminaux utilisés par nos consultants.

C’est pourquoi nos équipes techniques ont déployé pour tous nos consultants les outils permettant de sécuriser le stockage de vos différents comptes selon les recommandations de l’ANSSI.

Depuis 2017, tous nos postes de travail nomades (ordinateurs portables ou tablettes) sont chiffrés par des outils certifiés par l’ANSSI.

5 Au 02 juillet 2018, il nous reste à organiser nos processus internes pour mieux gérer les différents événements qui peuvent survenir.

Cette organisation et formalisation reste à écrire et valider dans le cadre de notre démarche de mise en conformité.

6 Nos actions sont regroupées et consolidées par les différents intervenants sur la démarche de mise en conformité afin d’assurer leur traçabilité et faciliter les audits.

Plan d’actions recommandé par la CNIL : RGPD – Se préparer en 6 étapes

Notre démarche de mise en conformité fait partie des points de contrôle échangés régulièrement avec le Crédit Agricole Nord Midi Pyrénées. Dans le cadre de nos échanges, nous profitons des conseils de notre actionnaire sur le plan juridique et outils de sécurité pour améliorer nos services et notre niveau d’exigence !

Un portail extranet pour le support client !

extranet client Depuis plusieurs années, nous faisons évoluer nos outils de support client. En 2010, nous avions développé une solution interne basée sur la plateforme Sharepoint qui nous a permis d’optimiser la communication sur le suivi d’une demande entre les services. Avec cette solution, nous avions automatisé les notifications par mail des ouvertures et fermetures des demandes.

La solution FRESHDESK

Après 6 ans d’utilisation et quelques ajustements spécifiques, vos problématiques et vos attentes nous ont orientés vers une nouvelle solution. En décembre 2016, nous avons testé différents outils. Finalement nous avons retenu celui qui nous a semblé le plus paramétrable et le plus centré vers l’utilisateur. Notre choix s’est donc porté sur la solution éditée par la société FRESHDESK.

L’ouverture du service a été réalisée de manière cadencée :

  • 01 janvier 2017 : ouverture aux clients ayant souscrit à l’offre DSN Sérénité by ISD.
  • 15 janvier : bascule des clients des activités SAGE 1000 et CSP Développements.
  • 01 février : bascule des clients SAGE 100.
  • 20 février : bascule des clients SUR et MATIS.

Sur ces semaines de migration, vous avez reçu un mailing vous informant des changements ainsi que vos codes de connexion et l’URL de notre nouvel extranet. Pour ceux qui souhaitent anticiper leur bascule sur ce nouvel outil de support, il est possible de créer son compte sur notre site https://extranet.inforsud-diffusion.com. Nos équipes sont prêtes dès à présent à répondre à vos sollicitations.

Les bénéfices du portail extranet

Nos objectifs avec ce changement sont :

  • De vous apporter une visibilité sur le suivi de vos demandes : qui travaille sur le sujet, quand la prise en compte a-t-elle été réellement réalisée ?
  • De disposer d’un historique de toutes vos demandes
  • D’améliorer notre réactivité dès l’ouverture de votre demande (fini le mail ou le service de hotline finissant sur un répondeur)
  • De suivre nos échanges
  • De relancer la personne en charge de votre demande directement depuis l’outil (un mail lui est automatiquement envoyé avec vos commentaires).
  • De vous permettre d’indiquer votre niveau de satisfaction pour chaque demande.

Après quelques semaines d’usage, vous verrez notre base de connaissances s’enrichir. Elle vous permettra de trouver de l’aide sur les demandes les plus récurrentes et communes à tous nos clients.
En résumé, vous pouvez disposer en ligne sur notre site :

  • D’une gestion de vos demandes
  • D’un portail d’assistance

Toujours à votre écoute !

Dans la continuité de ce changement, les messages et files d’attente sur notre hotline (0811 349 609) ont été modifiés en mars 2017 pour raccourcir les messages et donc votre délai d’attente. Nous vous conseillons d’utiliser le nouveau portail extranet pour créer vos demandes !
Notre ambition est de toujours mieux répondre à vos demandes en toute transparence. Avec vos retours, nous espérons enrichir ce nouveau site pour améliorer nos différents services de support.
Depuis le 20 février, nous suivons tous les jours le degré de satisfaction de nos clients pour améliorer nos services.
satisfaction client
N’hésitez pas à nous remonter vos souhaits et votre degré de satisfaction dans nos enquêtes.

Audrey GIRMENS