La DSN vue par notre expert, Rémi Brouillaud

Comment gérer au mieux l’intégration de la DSN au sein de votre entreprise ?


Tribune de Rémi Brouillaud – Directeur Commercial Inforsud Diffusion

Dès le 1er janvier 2016, la D.S.N (Déclaration Sociale Nominative), instituée par la loi de simplification du 22 mars 2012, entrera en vigueur pour toutes les entreprises.
Voilà pour le contexte légal… mais comment met on en œuvre la DSN, quels sont les impacts pour l’entreprise, son organisation, son écosystème et les systèmes d’information ?
En tant qu’intégrateur informatique, Inforsud Diffusion estime que son rôle d’accompagnement vers cette transition est crucial. Aussi, je souhaite vous apporter quelques éclaircissements pragmatiques.

La D.S.N., c’est quoi ?

Jusqu’à présent, les entreprises sont soumises annuellement à l’obligation de transmettre aux organismes sociaux les données sociales de l’ensemble du personnel.
Ce sont donc plusieurs déclarations à envoyer à plusieurs organismes dans une période très contrainte : avant fin janvier de chaque année.

La simplification a été entamée depuis quelques années par la mise en place du format de données unique appelé DADS U (Déclaration Automatisée des Données Sociale Unifiée), puis de son évolution vers le format N4DS (Norme pour les Déclarations Dématérialisées Des Données Sociales).

Cette marche forcée vers la dématérialisation et vers un EDI (Echange de Données Informatisé) complet des données sociales arrive à l’étape ultime par la mise en place de la D.S.N.

En effet, avec cette déclaration, l’entreprise déposera ses données en mode EDI à un point de dépôt D.S.N à partir duquel les différentes déclarations sont adressées aux organismes.

A compter de 2016, seul ce canal sera autorisé et les saisies en ligne ne seront alors plus possibles.

Mais un schéma valant mieux qu’un long discours, je vous propose ci-dessous un résumé du passé, du présent et de l’avenir de la gestion des données sociales informatisées entre l’entreprise et l’Etat :

dsn1

Nous avons tous compris qu’au travers de cette démarche de simplification, l’Etat fait de substantielles économies d’échelle pour la collecte, le traitement et le contrôle des données sociales des entreprises.
Mais l’entreprise aussi qui, au sortir de cette période un peu trouble de mise en place, va générer des gains de productivité administrative.

Ci-après quelques estimations de gains fournies par l’URSSAF :

dsn2

Mais qu’en est-il pour l’entreprise, son organisation et son écosystème pour la mise en place de la D.S.N ?

Le message de simplification induit par l’Etat depuis la mise en place de la norme DADS U prend tout son sens avec l’arrivée de la D.S.N.

Mais celui-ci est généralement mal perçu à ce jour par les entreprises car il bouscule les habitudes, et génère des coûts directs et indirects de mise en place.
Le rythme de dépôt des données sociales avec la D.S.N s’accélère fortement en passant de l’annuel au mensuel !

Ce changement n’est pas neutre dans l’organisation du service RH de l’entreprise.

A cela s’ajoute l’obligation de déclarer un « signalement » consécutif à un évènement pour un salarié (ex : arrêt maladie) dans les cinq jours de la connaissance de celui-ci : une nouvelle accélération du rythme de déclaration !

Ces nouveautés représentent un gros bouleversement des (mauvaises ?) habitudes prises par les services paie des entreprises qui par exemple font une régularisation mal anticipée en fin d’année lors de la génération de la N4DS.

Ce ne sera plus possible avec la D.S.N qui impose de la rigueur car la périodicité mensuelle très courte oblige les entreprises à clôturer de façon précise, sans retour arrière ou report, leurs données sociales.

Certainement un mal pour un bien !

En amont l’entreprise se doit de s’assurer auprès de son prestataire informatique que sa solution de paie est compatible D.S.N, de faire les mises à jour ou évolutions techniques et fonctionnelles nécessaires, voire de changer de solution si l’éditeur baisse les bras face au chantier D.S.N …

Une fois cette étape franchie, le gros du projet est encore à venir afin d’intégrer dans son dossier de paie tous les paramétrages nécessaires à la D.S.N, contrôler, tester, déposer à blanc etc. afin de pouvoir être prêt dans les délais pour la première déclaration obligatoire des données sociales de janvier 2016.

Ceci sans oublier les phases intermédiaires dont la phase 2 obligatoire pour certaines entreprises depuis mars 2015.

Pour rappel ou découverte, vous trouverez ci-dessous un schéma des différentes phases introduites depuis 2013 :

dsn3

C’est un projet à part entière dont il faut prendre la mesure dès maintenant et pour certains cela sera certainement trop tardif pour enfin voir la lumière au bout du tunnel DSN de 2015…

Mais cela ne s’arrête pas en janvier 2016 car une fois le graal atteint (dépôt de la première D.S.N) , l’entreprise se doit d’être très vigilante les premiers mois de 2016 afin de garder ce nouveau rythme, la rigueur associée et prendre….de nouvelles habitudes !

La D.S.N est obligeante pour l’entreprise (informatique, RH , …) mais aussi pour son écosystème (éditeur, intégrateur, conseil ) qui se doit d’assurer le niveau de service attendu par les entreprises dans une période très courte.

Cet effet de vague opérationnelle est bien entendu générateur de forte activité pour l’écosystème mais surtout très compliqué à gérer pour un intégrateur comme Inforsud Diffusion car la mécanique des fluides veut que plus la vague est haute, plus le creux derrière est profond…

Cela implique une gestion au mieux des compétences internes voire externes pour gérer ce flux d’activité temporaire tout en assurant le service auprès des autres clients pas concernés par le sujet de la D.S.N.

Mais pour la bonne cause finale (simplification administrative pour l’état et les entreprises), il nous faut tous positiver cette période qui est une étape supplémentaire sur le chemin de la transition numérique des entreprises !

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